Какими бухгалтерскими документами оформить выездной корпоратив?

Для целей бухгалтерского учета проведение корпоратива с выездом должно быть оформлено первичными учетными документами [3, п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9]. Услуги по организации выездных корпоративов оказывают различные специализированные агентства, с которыми компания заключает соответствующий договор. По сути, это договор возмездного оказания услуг, который регулируется главой 39 ГК РФ.
По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).
Составляя договор об организации проведения корпоративного мероприятия, стороны должны четко сформулировать, какие конкретные виды услуг должны быть оказаны исполнителем заказчику. Это могут быть такие услуги, как написание сценария новогоднего праздника, подбор и оформление места его проведения, разработка шоу-программы и музыкального сопровождения, кастинг ведущего корпоратива и артистов, техническое оснащение праздника, обеспечение трансфера участников мероприятия, бронирование номерного фонда и различной инфраструктуры отеля, визовая, страховая, медицинская поддержка мероприятия, организация ресторанного обслуживания и т. д.
Результаты проведения корпоратива должны быть оформлены актом приема-сдачи работ (услуг). Содержание акта должно быть максимально подробным и соответствовать условиям договора.
Акт приема-сдачи относится к внешним первичным учетным документам. И каждый контрагент имеет свое собственное представление о том, как должен выглядеть такой акт. Поэтому заказчику и исполнителю нужно прописать в тексте договора, как будет оформляться прием-сдача работ (услуг). Подписи руководителей обеих организаций (заказчика и исполнителя) в договоре и на акте будут означать утверждение формы этого первичного учетного документа [3, ч. 4 ст. 9]. Форму акта лучше привести в качестве приложения к договору.
Чем подробнее и понятнее раскрыто содержание услуг в договоре и акте, тем меньше претензий будет у проверяющих. В частности, в акте надо перечислить, какие услуги оказаны, в какие сроки и на какую сумму.
Договора о проведении корпоративного мероприятия и акта приема-сдачи работ (услуг) достаточно, чтобы учесть расходы на его проведение в бухгалтерском учете.