Нюансы выставления электронного счета-фактуры

На основании п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. В последнем случае требуется взаимное согласие сторон сделки и наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абзац второй п. 1 ст. 169 НК РФ). То есть выставление счетов-фактур в электронном виде — право налогоплательщика.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через операторов ЭДО. Обмен документацией может осуществляться через одного оператора ЭДО (если с ним заключили договор и продавец, и покупатель) или через нескольких операторов (у них должны быть совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур).
Согласие сторон на выставление электронных счетов-фактур может быть оформлено в соответствии с обычаями делового оборота — путем обмена документами, выполнения действий, свидетельствующих о таком согласии (например, в виде условия договора поставки) (письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26).
Наличие соглашения с контрагентом об электронном обмене счетами-фактурами не означает запрета на их выставление налогоплательщиком в бумажном виде (письмо Минфина России от 12.09.2013 № 03-07-09/37682). Ни НК РФ, ни постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 не запрещают выставлять бумажный экземпляр счета-фактуры покупателю, если электронный счет-фактура по каким-либо причинам не выставлялся. Однако если продавец выставил счет-фактуру на бумаге, перевыставить его в электронной форме он уже не сможет (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее — Правила).
Форматы счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, а порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи — приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.
Формат электронного счета-фактуры предусматривает наличие дополнительных полей (как в текстовой, так и в табличной форме), в которых налогоплательщик может указывать любые дополнительные сведения, необходимые его контрагенту.