Долг сотрудника за неотработанные дни отпуска: простить или подарить?

Иногда случается так, что сотрудник отгулял отпуск авансом, а потом решил уволиться. На момент увольнения за ним числится задолженность за неотработанные дни отпуска.

Может ли работодатель простить долг? Если да, как оформить такое решение?

Прощение долга работнику: правовые основы

По общему правилу, если сотрудник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может удержать из его заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Удерживать отпускные запрещено лишь в случаях, прямо прописанных в абзаце пятом ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

О б р а т и т е в н и м а н и е , что удержание отпускных за неотработанные дни отпуска — это право, а не обязанность работодателя. То есть работодатель может и не требовать от сотрудника возврата задолженности по переплате отпускных.

Простить долг позволяет не только Трудовой, но и Гражданский кодекс, который также разрешает кредитору освободить должника от лежащих на нем обязанностей. Единственное условие — не должны быть нарушены права других лиц в отношении имущества кредитора.

Должник может быть освобожден от лежащих на нем обязанностей полностью или частично.

Таким образом, работодатель имеет право простить увольняющемуся сотруднику долг за неотработанные дни отпуска.

Как оформить прощение долга

Порядок документального оформления прощения долга законодательством не установлен. Возможны следующие варианты оформления:  ?

• односторонний акт о прощении долга; ?
• соглашение о прощении долга; ?
• договор дарения.

Рассмотрим их более подробно.

Односторонний акт о прощении долга

Для прощения долга достаточно волеизъявления одной стороны — кредитора. Поэтому компания может просто отправить письмо увольняющемуся работнику. В письме следует указать обязательство, которое прощает работодатель, его сумму и условия прощения долга.

Соглашение о прощении долга

Как известно, отсутствие двусторонних договоров настораживает налоговые органы. Гораздо безопаснее, если сотрудник и работодатель заключат письменное соглашение о прощении долга за неотработанные дни отпуска, т. е. применят форму, в которой обычно совершаются сделки.

Соглашение должно содержать существенные условия: ?

• определенный предмет сделки (размер прощаемой задолженности); ?
• четко выраженное волеизъявление кредитора об освобождении должника от  лежащих на нем обязанностей (см. образец).

Соглашение о прощении долга, в котором отсутствует какое-либо из существенных условий, считается незаключенным.

В этом случае стороны не смогут доказать факт прощения долга.

Поскольку отказ кредитора от права требования не влечет за собой возникновения каких-либо встречных обязательств у должника, то прощение долга признается  безвозмездной сделкой (дарением).

Соответственно при наличии встречного обязательства дарение отсутствует. Например, дарения не будет, если целью прощения долга является обеспечение возврата  непрощенной части долга без обращения в суд (п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104).

Допустим, компания прощает своему работнику долг по уплате процентов по займу с целью получить от него основной долг без обращения в суд. У компании отсутствует намерение одарить заемщика. Такое прощение долга не признается дарением.

Подробности – в №2/2013 журнала «Налоговая политика и практика»