С 2013 года отменяется обязанность применения унифицированных форм первичных учетных документов

Чем ближе 2013 год, тем чаще организации начинают задумываться о необходимости ревизии применяемых форм первичных учетных документов. Ведь новый закон о бухгалтерском учете уже не будет устанавливать обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов. Останется только требование к наличию в документе ограниченного перечня обязательных показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию.

То есть с 2013 года стороны хозяйственного договора будут вправе устанавливать свои формы бумажных первичных документов, а если договором будет предусмотрен обмен первичными документами в электронном виде, то и свои форматы такого обмена. Однако «эйфория» от такой свободы уже начинает потихоньку уходить, ведь понятно, что навязать свой формат всем контрагентам вряд ли удастся. Понадобятся компромиссы. В итоге в организацию будут поступать одни и те же по смыслу первичные документы в разных форматах, что не удобно и не выгодно, поскольку каждый раз будет требоваться перестройка программ для прочтения получаемой информации. Проблемы возникнут и с хранением таких документов, с их поиском и обработкой в целях получения сводных данных.

Кроме того, организации придется предоставлять такие электронные документы в государственные структуры, в частности в налоговый орган для проведения проверки.

Понятно, что налоговый орган «подстраиваться» под разные форматы не сможет — их будет на порядок больше, чем у отдельной организации. А значит, электронные первичные документы, формат которых будет отличаться от применяемого налоговыми органами, придется распечатывать и заверять, неся при этом дополнительные непроизводительные затраты.

Таким образом, все лица хозяйственного оборота, в том числе и осуществляющие контрольные функции, заинтересованы в единых стабильных форматах внешнего документооборота. Именно поэтому ФНС России еще в марте этого года предложила форматы наиболее востребованных первичных документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ от 21.03.2012 № ММВ-7- 6/172@).

Использование этих форматов гарантирует, что и товарную накладную, и акт приемки-сдачи работ без дополнительных затрат на вывод бумажного экземпляра, и соответствующее заверение или иное преобразование можно будет передать в налоговый орган как для подтверждения права на вычеты, так и для иных целей по запросу налогового органа.

Важно также, что единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет [3, п. 5 ст. 93]. Казалось бы, удобства очевидны. Поэтому многие организации уже взяли данные форматы на вооружение.

Многие, но не все…

Некоторые считают, что специфика их отрасли или их деятельности требует наличия в первичном документе особенных реквизитов, которые в форматах ФНС России отсутствуют. Это, по мнению таких организаций, не позволяет им перейти на данные форматы во взаимоотношениях с контрагентами.

Надо заметить, что ФНС России изначально понимала, что создать единый идеальный макет показателей первичных учетных документов, который удовлетворял бы одновременно требованиям всех хозяйствующих и контролирующих субъектов разных отраслей и всем условиям сделок, нереально. Поэтому при разработке форматов был применен универсальный подход к «форматированию» информации первичных документов.

С
одной стороны, этот подход позволяет каждой организации выполнить требования о минимальном наборе обязательных реквизитов, а с другой — дает возможность дополнять первичный учетный документ любой информацией, необходимой сторонам сделки.

Чтобы в этом убедиться, проанализируем рекомендованные ФНС России форматы. Начнем с формата электронного первичного документа «Товарная накладная (ТОРГ- 12)» [2, приложение № 1].

Напомним, что товарная накладная в электронном виде считается оформленной, если имеются:

• Титул продавца, подписанный его ЭЦП, где отражаются все существенные для продавца сведения о сделке;
• Титул покупателя, подписанный его ЭЦП, где содержатся сведения о сделке, существенные для второй стороны — покупателя.

В частности, в Титуле покупателя есть указание на данные Титула продавца (табл. 9.4), что обеспечивает однозначную неразрывную связь информации о сделке, которая отражалась бы в одном бумажном документе.

Форматы представляют собой последовательность взаимосвязанных таблиц, которые по принципу «матрешки» раскрывают содержащиеся в первичном документе показатели (в таблицах они называются элементами).

В таблицах для каждого показателя (элемента) устанавливаются:

• его наименование (графа 1) и сокращенное наименование (графа 2);
• структура элемента (признак типа элемента), указывающая на содержание в нем вложенных элементов или их отсутствие (графа 3);
• вид элемента (символы или число) и длина его поля (формат элемента) (графа 4);
• признак обязательности элемента (графа 5);
• дополнительная информация об элементе (в частности, указывается, в какой другой таблице можно найти состав показателей вложенного элемента) (графа 6).

Минимальные навыки в прочтении форматов позволят заметить, что, кроме служебной информации о самом электронном документе (дата создания, стороны обмена и др.; таблицы 7.1—7.3), в файлы обмена введены еще и дополнительные необязательные элементы — «Информационное поле строки» в табл. 7.23, «Информационное поле» в табл. 7.5.

Многие на них не обращают внимание, а зря. Именно эти поля рекомендованного формата предоставляют бизнесу широчайшие возможности по передаче в электронном документе любых необходимых данных сверх установленных формой ТОРГ-12.

Чтобы разобраться, что это означает, возьмем бумажную форму ТОРГ-12 и мысленно разделим ее на два блока: «шапку» документа (сведения о сторонах сделки и их действиях) и таблицу с информацией о передаваемом товаре (сведения о конкретном предмете конкретной сделки).

В сведения о конкретном предмете конкретной сделки попадут (графа 1 табл. 7.9):

• номер товарной накладной и дата ее составления (строки 1 и 2);
• табличные сведения товарной накладной (строка 3);
• общие сведения о передаваемом товаре (количество видов товаров, мест товаров, об- щая масса; строка 4).

Из графы 6 этой таблицы также следует, что табличные сведения о товаре товарной накладной перечислены в табл. 7.10, а общие сведения о передаваемом товаре — в табл. 7.12.

Обратившись к табл. 7.10, узнаем, что табличные сведения товарной накладной состоят из двух частей:

1. непосредственных сведений о товаре (перечень и все реквизиты передаваемых товаров по структуре таблицы в форме ТОРГ-12) — по показателям, при- веденным в табл. 7.23;
2. реквизитов строки «Всего по накладной» (итоговые сведения об объемных и стоимостных показателях передаваемого товара) — в составе элементов, указанных в табл. 7.11.

В табл. 7.23 последней строкой указан элемент «Информационное поле строки». Посмотрите — это же продолжение перечня реквизитов таблицы о товаре, которая есть в бумажной форме ТОРГ-12.

То есть фактически формат Титула продавца, наряду с показателями, установленными в унифицированной форме товарной накладной в отношении характеристик каждого передаваемого товара, предусматривает возможность размещения дополнительной информации о каждом наименовании передаваемого товара.

Отведенные для этого 2000 символов могут дробиться на любое количество полей, о структуре и содержании которых стороны могут договориться. В качестве дополнительной информации могут указываться штрих-код товара, его месторасположение на складе, необходимые сведения по отпуску товара и (или) любые иные сведения.

Главное, чтобы стороны знали о последовательности показателей этой дополнительной информации и длине поля каждого дополнительного показателя. Определив последние, например, в договоре, стороны могут с помощью своих программных средств вывести на экран монитора все эти дополнительные показатели в том объеме и разрезе, которые нужны каждому конкретному пользователю. Еще более широкая возможность предусмотрена для информации, относящейся к сведениям о сторонах сделки и их действиях («шапка» документа).

Речь идет обо всей остальной информации формы ТОРГ-12, кроме тех сведений, что уже были рассмотрены ранее (сведения о конкретном предмете конкретной сделки). В блок информации «шапка документа» попадают следующие показатели (табл. 7.5): до сведений о передаваемом товаре в табличной форме (до строки «Товарная накладная») — наименование унифицированной формы, код унифицированной формы по ОКУД, номер унифицированной формы, сведения о грузоотправителе, грузополучателе, поставщике, плательщике, об основании операции, о номере транспортной накладной, коде вида операции; после сведений о передаваемом товаре в табличной форме — многочисленные сведения по отпуску груза (количество мест, сопроводительные документы, о лицах, разрешивших и (или) произведших отпуск, и т. п.).

И последней строкой в табл. 7.5 указан элемент «Информационное поле». Так же как и в табл. 7.23, его наличие свидетельствует о возможности размещения дополнительной информации, состав которой представлен в табл. 7.14. Из этой таблицы видно, что формат электронного документа ТОРГ-12, наряду с показателями, установленными в унифицированной форме товарной накладной, позволяет организациям разместить в информационном поле текстовую информацию (в объеме до 2000 символов) и 36-значный идентификатор файла GUID.

То есть в «шапку» документа в электронном виде можно дополнительно внести символьную информацию (например, номер заказа, по которому сформирована товарная накладная, информацию по взаиморасчетам в рамках долгосрочных договоров поставки). А если этих 2000 знаков для важной сопровождающей сделку информации недостаточно, можно «через идентификатор файла GUID» прикрепить еще и файл, объем которого уже неограничен. Программистам понятие GUID, скорее всего, знакомо, а вот в профессиональную терминологию бухгалтеров оно еще не вошло и требует пояснений.

GUID — Globally Unique Identi? er — это такая строка, которую «придумывает» (генерирует) компьютер. Она состоит из 32 шестнадцатеричных цифр, разбитых на группы дефисами и заключенных в фигурные скобки, например: {ddc50221-d6c8-4bаd-95c3-e51ddеcdc2f2}. Считается, что идентификаторы не повторяются нигде и никогда. Это обеспечивается не только общим количеством знаков, которое в итоге дает 2128 комбинаций, но и генерацией меток времени, значение которых берется из внутреннего таймера центрального процессора (системное время). То есть вероятность того, что в мире в любом месте и в любое время будут независимо сгенерированы две совпадающие последовательности, ничтожно мала.

Другими словами, GUID — статистически уникальный идентификатор, который можно генерировать на любом компьютере без необходимости проверки его уникальности в какой-либо базе данных. С практической точки зрения это означает, что организация может указать гарантированно уникальный код в соответствующем поле формата первичного документа, к которому жестко по названию «привязать» другой файл любого размера и любого наполнения (в том числе фото и видео).

Нужно ли подписывать этот дополнительный файл отдельными ЭЦП, стороны будут решать в каждом конкретном случае в зависимости от юридической значимости информации в файле.

Таким образом, передаваемая между сторонами в первичном документе информация не ограничивается ни по объему, ни по виду. Кстати, право вставить дополнительную строчную информацию имеет не только продавец, но и покупатель.

Из таблиц 9.6 и 9.8 следует, что покупатель, заполняя свой титул с данными о получении товара, также может дополнительно внести до 2000 символов и прикрепить однозначно идентифицируемый файл с неограниченным объемом. Аналогично построен и формат первичного документа «Акт приемки-сдачи работ (услуг)» [2, приложение № 2].

Чтобы убедиться в этом, найдите информационные поля в таблицах 7.7, 7.5 и 7.9 (для исполнителя), а также в таблицах 9.5 и 9.9 (для заказчика). Из вышесказанного следует, что предложенный ФНС России подход к формированию состава показателей форматов первичных документов не ущемляет права бизнеса на обмен любой иной специфической для какой-либо отрасли или для конкретной сделки информацией.

Структуру этой дополнительной информации можно согласовать в рамках каждой отрасли. Логично, если этим займутся отраслевые сообщества. Кроме того, возможности дополнения информации могут быть востребованы и отдельными государственными структурами.

В частности, обсуждается вопрос об использовании единого GUID для выделения в первичном документе информации о реквизитах государственного контракта, в рамках которого выполняются работы (оказываются услуги) или приобретаются товары.

Например, в «шапке» акта приемки-сдачи работ (услуг) или товарной накладной в составе 2000-символьной строки будет указываться единый GUID, по которому все будут знать, что далее в определенной последовательности полей конкретной длины речь идет о реквизитах государственного контракта, а затем — о самих реквизитах. Возможно, что каждый государственный контракт будет иметь свой GUID.

В следующем году организации получат обновленные универсальные форматы рассмотренных первичных учетных документов, адаптированные под расширенные требования нового закона о бухгалтерском учете.

При этом в силу придания ФНС России компетенции по установлению форматов для обмена электронными документами в рамках налоговых отношений [3, п. 2 ст. 93] данные форматы будут иметь нормативный характер в части получения возможности передачи без распечаток и заверений электронных документов в налоговые органы по телекоммуникационным каналам. Обязанности использования этих форматов в отношениях между организациями нет.

Следующим шагом ФНС России должна стать работа по объединению усилий всех заинтересованных государственных структур, включая Казначейство России и суды, в пропаганде повсеместного применения этих универсальных форматов электронных первичных документов для основных типов сделок.

Поэтому, разрабатывая свои форматы, организациям нужно понимать, что тем самым они отказываются от принципиальной возможности использовать в будущем единые форматы для общения между собой и с налоговыми органами, в других государственных структурах и суде, а значит, и от экономии трудовых и материальных ресурсов при переходе на электронный документооборот.

Автор: О.Г. Лапина, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, кандидат экономических наук, журнал «Налоговая политика и практика», № 11/2012.