Затраты на конвертацию валюты в составе командировочных расходов

Если работник за рубежом не пользовался картой, а сразу снял с нее рубли и купил валюту, то у него должна быть справка о покупке валюты. В этом случае для определения суммы командировочных расходов в рублях нужно сумму в валюте, отраженную в первичных документах (билетах, счетах отеля), умножить на курс валюты, указанный в этой справке (письма ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408, Минфина России от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347).

Если работник, командированный за границу, расплачивается рублевой картой за рубежом, обмен валюты будет происходить по курсу банка, выдавшего карту. Но здесь есть нюансы.

Так, например, если работник использует корпоративную карту, то расходы организации будут отражены по банковской выписке (т. е. будет осуществляться автоматическая конвертация рублевых средств в валюту платежа при оплате услуг за рубежом).

В случае использования зарплатной карты ситуация не так однозначна. При оплате расходов работник получит чек, в котором указана сумма расходов в валюте, а курс обмена будет отражен в выписке по зарплатному счету. При этом справка о покупке валюты подотчетному лицу не выдается.

По нашему мнению, пересчет на дату совершения операции возможен только при наличии выписки с зарплатного счета подотчетного лица. При отсутствии данной выписки пересчет валютных расходов в российские рубли осуществляется по курсу Банка России на дату признания расходов на командировку, т. е. на дату утверждения авансового отчета [5, подп. 5 п. 7 ст. 272].

Кроме того, документальным подтверждением командировочных расходов будут являться и служебное задание, и отчет о выполненной в командировке работе.

В заключение еще раз подчеркнем, что расходы подотчетного лица признаются на дату утверждения руководителем организации авансового отчета [5, подп. 5 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273].
Ю.В. Курятников, А.Е. Иноземцева