Форма и содержание авансового отчета

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Для отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных работнику, организациями может использоваться унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55), хотя с 01.01.2013 ее применение не является обязательным.

На практике многие организации на основе формы № АО-1 разрабатывают свою форму авансового отчета и утверждают ее в учетной политике.

Это среди прочего позволит ввести реквизиты для отражения безналичных операций по выдаче подотчетных сумм.

При этом стоит отличать изменение формы № АО-1 от разработки собственного документа на основе данной формы.

При внесении изменений в форму № АО-1 необходимо учитывать, что унифицированные формы первичной учетной документации можно только дополнять (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). Все реквизиты унифицированных форм должны остаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю организации.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование наличных денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем.
После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Если в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник не представил авансовый отчет, в том числе по причине утери документов, подотчетная сумма может быть удержана из его заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ, либо организация может решить принять затраты подотчетного работника к учету.

По мнению арбитров, высказанном в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 (направлено для использования в работе нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263), поскольку затраты не подтверждены документами, у работника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удер- жать НДФЛ по ставке 13 %. Кроме того, организация не сможет принять расходы для целей налогообложения как не соответствующие ст. 252 НК РФ.
Ю.В. Курятников, А.Е. Иноземцева