Выдача средств в безналичной форме подотчетному лицу

Данный способ в последнее время приобретает все большую популярность из-за того, что отсутствует необходимость оформления кассовых документов и снятия с расчетного счета организации денежных средств. Особенно удобен этот способ в случае нахождения работников в командировках в других городах и странах.

Однако стоит отметить, что, в отличие от наличной формы, в отношении безналичных расчетов с подотчетными лицами отдельные правила не установлены, а также отсутствует официальная позиция ФНС России. В то же время анализ документов и рекомендаций различных ведомств дает основания для ряда выводов.

Например, Банк России не возражает против перечисления командировочных расходов на банковские счета работников, в том числе на зарплатные карты (письмо от 24.12.2008 № 14-27/513).

При этом в письме речь идет только о командировочных расходах, а не обо всех расходах подотчетных лиц. Кроме того, Банк России однозначно не отвечает на вопрос о возможности возмещения командировочных расходов путем перечисления на банковскую карту, ссылаясь на то, что данный вопрос лежит в плоскости трудового законодательства.

Федеральное казначейство в письме от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500 указало на отсутствие у него правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных расходов на зарплатные карты своих работников (физических лиц). К сожалению, речь в данном письме идет о бюджетных организациях, порядок расчетов которых имеет определенную специфику, отличающуюся от коммерческих организаций.

Например, существует разница в размерах возмещения командировочных расходов: для бюджетных организаций действует постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, в то время как на коммерческие организации оно не распространяется. Кроме того, в соответствии с законодательством формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации [2, ч. 4, ст. 9].

Рекомендации для сектора государственного управления использовать банковские дебетовые карты вместо выдачи подотчетных сумм наличными деньгами из кассы содержатся в письме Минфина России от 05.10.2012 № 14-03-03/728 и совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Следовательно, нельзя сделать однозначный вывод о том, что этими рекомендациями могут воспользоваться коммерческие организации.
В то же время, поскольку в законодательстве не содержится запрета на возмещение командировочных расходов безналичным способом, а дается ссылка на коллективный договор или локальный нормативный акт [3, п. 11], коммерческой организации во избежание споров с налоговыми органами целесообразно:

— закрепить в учетной политике, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт;

— при перечислении средств безналичным способом на карту работника в строке «Назначение платежа» указывать «На командировочные расходы».

При отсутствии вышеуказанных документов перечисление денежных средств на личную банковскую карту работника контролирующие органы могут расценить как получение им заработной платы и доначислить НДФЛ и страховые взносы.

Юридические лица также вправе использовать корпоративные банковские карты, которые могут быть как именными, так и неименными.

Именная карта выпускается на конкретного работника с указанием на ней имени и фамилии держателя. Кроме того, на карту наносится наименование организации.

Неименная карта (так называемая карта моментального выпуска) выпускается на организацию. Такой корпоративной картой может воспользоваться любой работник.

В то же время корпоративная карта может быть привязана к расчетному (текущему) счету организации (свободный доступ к денежным средствам организации), так что теряется смысл «под отчет».

Следовательно, организации необходимо в договоре с банком определить лимит по карте, а также выдавать ее по заявлению работника.

Банком России установлено, что с помощью корпоративной карты можно производить расчеты, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов [4, п. 2.5]. При этом официальная позиция ФНС России по вопросу использования корпоративной карты для всех расходов подотчетных лиц отсутствует.

Однако, учитывая общую направленность на минимизацию наличного денежного обращения и отсутствие административной ответственности за безналичную выдачу денежных средств под отчет, а также запрета на подобные действия, организации, на наш взгляд, вправе самостоятельно принять решение о перечислении подотчетных сумм на личные карты работников или на корпоративные карты для оплаты административно-хозяйственных расходов, закрепив его в учетной политике, коллективном договоре и ином локальном нормативном акте.

Стоит подчеркнуть, что, поскольку официальная позиция налогового ведомства не выработана, возможны споры по классификации выданных под отчет средств.
Ю.В. Курятников, А.Е. Иноземцева