Правила хранения универсального передаточного документа организации могут определять самостоятельно

Применяя универсальный передаточный документ (УПД), многие налогоплательщики сталкиваются с вопросом, куда подшивать оригинал — в папку со счетами-фактурами или в папку по расчетам с поставщиками? Использование одного документа вместо двух требует пересмотра системы документооборота организации.

Для кого-то привычнее, когда счета-фактуры собраны в одном месте, а первичные учетные документы — в другом. Между тем, в УПД содержится вся необходимая информация. Места для хранения такого документа требуется меньше, чем для двух, которые он объединяет. К тому же никто не обязывает первичный учетный документ подшивать в папку по расчетам с поставщиками. В регистре бухгалтерского учета может быть указан только идентификатор документа. И нигде не установлено, в каком порядке должны храниться документы, в том числе счета-фактуры. Поэтому порядок хранения документов, если они правильно систематизированы, может быть любым. Главное, чтобы по идентификационным признакам можно было быстро найти конкретный документ.

Есть организации, где все УПД подшивают и хранят отдельно. Для внутреннего обращения используют скан-образ нужного УПД, чтобы не искать его каждый раз в хранилище.

Поэтому каждая организация, заменяя два документа одним — УПД, должна решить, где и как их хранить, кто будет отвечать за сохранность и т. д. Все принятые решения, как правило, фиксируются в правилах документооборота организации.

Подробные разъяснения о применении УПД в рамках проведенного вебинара дала советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса О.Г. Лапина, журнал «Налоговая политика и практика», № 12/2014.