Документальное подтверждение расходов на ГСМ
Основным документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов прописаны в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Путевые листы применяются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи [3, п. 2].
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство на один день или срок, не превышающий одного месяца. Он должен содержать следующие обязательные реквизиты [3, пункты 3—7]:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа, т. е. дату (число, месяц, год), в течение которой он может быть использован (если путевой лист оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого он используется);
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Юридические лица указывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
а предприниматели — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона;
— сведения о транспортном средстве. Эти сведения включают в себя:
– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай), модель транспортного средства.
Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом или полуприцепом, то необходимо также указать модель прицепа (полуприцепа);
– государственный регистрационный знак легкового автомобиля (грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса);
– показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде обратно;
– дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;
— сведения о водителе. Указываются фамилия, имя, отчество водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) прохождения им предрейсового и послерейсового медосмотра.
Финансовое ведомство разъяснило, что нетранспортные компании вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Но при этом он должен содержать обязательные реквизиты, установленные Минтрансом России [3, раздел II] (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-
07/51).
Наиболее частое нарушение по заполнению путевого листа — отсутствие даты и времени прохождения водителем предрейсовых и послерейсовых медосмотров. В таких случаях возможны споры и с налоговыми органами, ведь отметка о медосмотре — обязательный реквизит.
Кроме того, контролирующие органы считают, что необходимо указывать и сведения о маршруте движения транспортного средства, хотя те и не отнесены к обязательным реквизитам, ведь именно эта информация подтверждает обоснованность затрат на содержание транспорта (письма Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 и УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2).
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива.
Некоторые суды поддерживают налоговые органы (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 по делу № А33-10451/20093, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26), 22.06.2009 по делу № А44-2221/2008).
Но имеются и решения судов, в которых арбитры сделали вывод, что для подтверждения расходов на ГСМ маршрут движения транспортного средства не важен (постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10, 08.12.2009 № КА-А40/13500-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 по делу № А56-4991/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 по делу № А53-26379/2010, ФАС Уральского округа от 25.02.2010 № Ф09-827/10-С2).
Довольно часто компании в сведениях о маршруте указывают «по городу», ведь за день или за иной период времени, на который оформлен путевой лист, водитель может заехать во множество мест.
В случае если расходы на ГСМ учитываются как материальные (доставка товаров, грузов и т. д.), налоговые инспекции с таким подходом не соглашаются. Они полагают, что маршрут должен быть прописан подробно с указанием адреса и наименования организации места следования (адреса доставки).
А вот при использовании автомобиля для нужд управления (поездки в банк, налоговые инспекции, Пенсионный фонд и т. д.) специалисты налогового ведомства менее категоричны и допускают возможность указания в маршруте следования «по городу», конечно, при условии, что автомобиль не выезжал за пределы города.
Если ГСМ приобретаются за наличный расчет, то для признания их в расходах кроме путевого листа необходимы чеки АЗС (документы, подтверждающие факт оплаты ГСМ). А при оплате ГСМ безналичным путем следует иметь договор (акт, счет, счет-фактуру).
Признание расходов на ГСМ в пределах собственных норм, наличие корректно заполненных путевых листов и первичных документов позволит избежать споров с налоговыми органами.
