?На что стоит обратить внимание при отработке риска заключения контрактов с недобросовестными поставщиками

Компаниям следует заранее разработать порядок поиска поставщиков и проверки их добросовестности. Например, во внутреннем документе компании (учетной политике, стандарте или распоряжении руководителя) нужно закрепить критерии поиска и отбора поставщиков, а также контрольные процедуры и лиц, которые осуществляют и санкционируют выбор.

Как правило, выбор поставщика происходит на основе единых утвержденных критериев, а именно:

— юридических (регистрация в ЕГРЮЛ / ЕГРИП, наличие необходимых лицензий, разрешений; отсутствие в отношении него процедур ликвидации, банкротства; наличие у представителя (подписанта документов) соответствующих полномочий);

— экономических (отсутствие признаков, которые могут свидетельствовать о формальном характере организации (адрес массовой регистрации; массовые заявители, учредители и директора; сдача нулевой отчетности; отсутствие по юридическому адресу; нет имущества, необходимого для ведения предпринимательской деятельности)). Если известный производитель не осуществляет реализации напрямую, от поставщика требуется подтверждение, что он является дистрибьютором, а также любое подтверждение действий по снижению затрат на приобретение товара, если проводился анализ рынка на предмет оптимальной цены;

— репутационных (наличие коммерческого предложения, рекомендательных писем, анкеты (пояснения), анализа онлайн-ресурсов и сайтов поставщика, информации о его репутации, отсутствие информации о случаях неисполнения договоров). При выборе поставщика предпочтение отдается тем, кто зарекомендовал себя на рынке как надежный партнер. Если компания-поставщик создана недавно, тогда нужно обратиться к рекламно-информационным материалам, публикациям в СМИ, сайту компании и пр. В случае, когда первоначальным источником информации являлись визитные карточки, буклеты, проспекты, такие источники целесообразно сохранить в досье контрагента с целью подтверждения реальности указанных контактов и ведения деятельности;

— логистических (фиксация в договорах и документальное подтверждение обязательств по доставке товаров или транспортно-логистических отношений по доставке товаров третьими лицами).

Нужно сохранять переписку с поставщиком, выбрав для общения тех лиц, которые уполномочены на взаимодействие с контрагентами.

При приобретении товара компания должна быть уверена не только в добросовестности поставщика, но и в качестве товара (наличие разрешительной и сопроводительной документации, соответствие технологическим требованиям).

То есть выбор поставщика будет безопасным, если он представил коммерческое предложение, подтвердил наличие персонала или доказал свою репутацию (например, предъявил ранее выполненные контракты), проверен по всем ресурсам и не вызывает сомнений; у компании есть документы, зафиксировавшие историю поиска и отбора поставщика, встреч с ним.

Е.В. Суворова