Документальное оформление условий оплаты труда. Как избежать проблем с проверяющими?

Во время проверок налоговые инспекторы особенно тщательно анализируют трудовые договоры и локальные нормативные акты, в которых прописаны условия оплаты труда. На что обратить внимание при составлении этих документов, чтобы избежать проблем с проверяющими?

Перечень расходов на оплату труда приведен в ст. 255 НК РФ. Данный перечень является открытым. То есть компании вправе учитывать при налогообложении прибыли и иные затраты, не по¬именованные в указанной статье, если последние связаны с оплатой труда работников и предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами. Исключение составляют выплаты, которые Налоговый кодекс РФ прямо запрещает учитывать при определении налоговой базы (см. также письма Минфина России от 15.03.2012 № 03-03-06/1/130, 09.11.2011 № 03-03-06/4/126, 31.07.2009 № 03-03-06/1/504).
Как и любые иные затраты, расходы на оплату труда должны отвечать требованиям ст. 252 НК РФ. То есть они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
Таким образом, для включения начислений в пользу сотрудников в состав расходов на оплату труда необходимы наличие трудовых отношений между работником и работодателем и закрепление условий оплаты труда в трудовом (коллективном) договоре и локальных нормативных актах.
Отметим, что локальные нормативные акты и (или) коллективный договор устанавливают общие правила оплаты труда, действующие у работодателя. А трудовой договор регулирует индивидуальные условия оплаты труда каждого сотрудника.

Условия оплаты труда в трудовом договоре

Заработная плата сотрудника прописывается в трудовом договоре. Она устанавливается в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда [2, ч. 1 ст. 135]. Заработная плата включает в себя:
• вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
• доплаты и надбавки компенсационного характера (в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных; за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, а также иные подобные выплаты);
• доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты.

Условия оплаты труда (включая размер тариф¬ной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными условиями трудового договора.

Размер тарифной ставки (оклада)

Иногда трудовой договор вместо конкретного размера тарифной ставки или оклада содержит отсылку к иным документам работодателя, например: «должностной оклад устанавливается согласно штатному расписанию». А бывает и так, что в трудовом договоре об оплате труда совсем не упоминается, в нем нет даже отсылки к штатному расписанию.
Такие записи противоречат Трудовому кодексу РФ.
Как уже было отмечено, заработная плата сотрудника устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя си¬стемами оплаты труда.
Понятия тарифной ставки и оклада приведены в ст. 129 ТК РФ. И то и другое является фиксированным размером оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени или за исполнение трудовых (должностных) обязанностей за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Таким образом, в трудовом договоре должен быть указан конкретный размер должностного оклада (тарифной ставки) в числовом выражении (п. 1 письма Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1).
Если трудовой договор такую запись не содержит, то эту ошибку необходимо исправить в порядке, установленном ч. 3 ст. 57 ТК РФ: прописать недостающие сведения в приложении к трудовому договору либо в отдельном соглашении сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Подробности – в №4/2013 журнала «Налоговая политика и практика»