Общие требования к произведенным расходам по авансовому отчету

Основополагающий критерий для признания расходов в уменьшение налогооблагаемой прибыли — их соответствие требованиям ст. 252 НК РФ, а именно: расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены.

Поэтому к авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, товарные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и другие оправдательные документы).

Не следует прикладывать к авансовому отчету счета-фактуры, так как они регистрируются и хранятся в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Зачастую российские организации, реализующие изделия или комплектующие зарубежных компаний (компьютеры, автомобили, запасные части и т. д.), в товарных накладных указывают набор знаков и цифр, в том числе на иностранном языке.

Но это неправильно: наименование товара в накладной должно быть на русском языке.

Если расходы произведены на территории иностранного государства, то для их подтверждения могут быть представлены документы, которые действуют в этом государстве. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (письма Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, 26.03.2010 № 03-08-05/1, 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Считаем, что расходы на перевод документов сторонним специалистом могут быть включены в состав прочих расходов [5, подп. 49 п. 1 ст. 264].
Ю.В. Курятников, А.Е. Иноземцева