Нормирование и бухгалтерский учет представительских расходов

В налоговом учете представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

В расчет принимаются те расходы на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемый доход на основании ст. 255 НК РФ. Это означает, что организации, применяющие метод начисления, учитывают суммы, начисленные сотрудникам за полные 12 месяцев, а применяющие кассовый метод — только те суммы на оплату труда, которые выданы в текущем периоде.

В соответствии с подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета. То есть налогоплательщик, определяющий доходы и расходы по методу начисления, может признать представительские расходы после утверждения руководителем авансового отчета.

Налогоплательщики, использующие кассовый метод, вправе признать представительские расходы в момент их фактической оплаты и только при наличии подтверждающих документов (постановление ФАС Центрального округа от 22.12.2004 № А23-1281/04А-14-113).

Для целей бухгалтерского учета представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности [3, п. 5]. Данные расходы принимаются к учету в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности [3, п. 6]. Представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (раздел III «Затраты на производство») в корреспонденции со счетами раздела VI «Расчеты» (например, 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в бухгалтерском учете представительские расходы признаются в большей сумме, чем для целей налогообложения прибыли, но в дальнейшем могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, то возникает вычитаемая временная разница, которая приводит к образованию отложенного налога на прибыль [5, пункты 8, 9, 11].

Часть отложенного налога на прибыль, которая должна привести к уменьшению налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет в следующем за отчетным или в последующих отчетных периодах, является отложенным налоговым активом [5, п. 14]. Для обобщения информации о наличии и движении отложенных налоговых активов предназначен специальный счет — 09 «Отложенные налоговые активы».
Величина отложенного налогового актива определяется как произведение вычитаемых временных разниц, возникших в отчетном периоде, и ставки налога на прибыль и отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 09 в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам» [5, пункты 14, 17; 4].

Пример

В I квартале текущего года организация оптовой торговли принимала представителей других компаний, прибывших для проведения переговоров. Стоимость буфетного обслуживания, которое осуществлялось во время переговоров силами предприятия общественного питания, составила 34 000 руб. (без учета НДС). Расходы на оплату труда [1, ст. 255] за I квартал равны 720 000 руб. Налоги уплачиваются по общеустановленной системе налогообложения.
Нормативная величина представительских расходов — 28 800 руб. (720 000 × 4 %). Именно эту сумму организация может включить в расчет налоговой базы по итогам I квартала текущего года.
Сверхнормативные представительские расходы составят 5200 руб. (34 000 – 28 800). Возникший налоговый актив — 1040 руб. (5200 × 20 %) — отражается проводкой Дт 09 Кт 68.
В бухгалтерском учете расходы на буфетное обслуживание показываются полностью: Дт 44 Кт 60 — 34 000 руб.
И.В. Мамонова
Продолжение следует…