Перечень документов, возможных к представлению в электронной форме, может быть расширен

ФНС России в последние годы активно проводит работу по совершенствованию взаимодействия с налогоплательщиками по обмену документами и информацией, упрощая процедуру, снижая издержки, используя новые технологии и электронный документооборот.

Правовые основы

До недавнего времени между налоговыми органами и налогоплательщиками осуществлялся обмен документами только на бумажном носителе, за исключением случаев, когда налогоплательщики в соответствии со ст. 80 НК РФ были вправе (или обязаны) представлять декларации (расчеты) по установленным форматам в электронном виде.

После вступления в силу Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ, установившего право налоговых органов направлять налогоплательщикам и получать от них документы в электронном виде (электронной форме), появилась возможность для внедрения полноценного электронного документооборота.

В развитие данных законодательных изменений ФНС России утверждены Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (приказ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@), а также Порядок представления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (приказ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@; далее — Порядок представления документов).

В последнем случае речь идет о возможности направления следующих документов:

1. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
2. решения о приостановлении проведения выездной налоговой проверки;
3. решения о возобновлении проведения выездной налоговой проверки;
4. справки о проведенной выездной налоговой проверке;
5. решения о продлении или об отказе в продлении сроков представления документов;
6. решения об отложении рассмотрения материалов налоговой проверки в связи с неявкой лица (лиц), участие которого (которых) необходимо для их рассмотрения;
7. решения о продлении дополнительных мероприятий налогового контроля;
8. решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения;
9. решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения;
10. решения о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица;
11. решения о возобновлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица;
12. решения об отмене решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части привлечения физического лица к ответственности за совершение налогового правонарушения;
13. решения о привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение;
14. решения об отказе в привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение;
15. решения о возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению;
16. решения об отказе в возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению;
17. решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке;
18. решения об отказе в возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке;
19. решения об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке;
20. решения об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке в связи с представлением уточненной налоговой декларации;
21. решения о возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению;
22. решения об отказе (полностью или частично) в возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению;
23. мотивированного заключения.

Следует отметить, что электронный информационный обмен между налоговыми органами и налогоплательщиками может осуществляться только по телекоммуникационным каналам связи. Участниками данного обмена являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, налоговые органы, а также специализированные операторы связи.

Процедура электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками

В случае когда документ направляется налоговым органом, процедура (без некоторых технических деталей) будет следующей.

Налоговый орган после подготовки, подписи и регистрации документа на бумажном носителе формирует документ в электронном виде, подписывает его электронной подписью и направляет по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогоплательщика.

Налогоплательщик при получении от налогового органа документа и отсутствии оснований для отказа в его приеме в течение одного рабочего дня с момента получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее электронной подписью и направляет обратно.

В ином случае налогоплательщик направляет в налоговый орган сформированное и подписанное своей электронной подписью уведомление об отказе в приеме. Налоговый орган, получив квитанцию о приеме, считает процедуру оконченной. При получении уведомления об отказе в приеме процедура направления документа после устранения ошибок повторяется.

В аналогичном порядке происходит электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками, когда документ направляется налогоплательщиком.

Таким образом, отправитель, будь то налоговый орган или налогоплательщик, в течение следующего рабочего дня после отправки документа должен получить подтверждение даты отправки, квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.

Участники информационного обмена обязаны проверять поступление документов в электронной форме и технологических электронных документов не реже одного раза в сутки, а также хранить все отправленные и принятые электронные документы и технологические электронные документы с электронной цифровой подписью и сертификаты ключей подписи.

О б р а т и т е  в н и м а н и е : если налогоплательщик представляет налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи, то процессуальные документы, указанные в Порядке представления документов, направляются ему в электронной форме.

Коротко о технологических электронных документах

Подтверждение даты отправки

Датой направления документа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки, формируемом специализированным оператором связи.

Квитанция о приеме

Документ считается принятым, если отправителю поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью. Датой получения документа считается дата, указанная в квитанции о приеме. В данном случае направление (дублирование) отправленного документа на бумажном носителе не требуется. Если квитанция о приеме не получена на следующий рабочий день после направления документа, последний  подлежит отправке на бумажном носителе. При этом, если после направления документа на бумажном носителе поступила квитанция о приеме, датой получения документа будет считаться ранняя из дат — дата, указанная в квитанции о приеме, или дата, подтверждающая вручение документа, направленного на бумажном носителе.

Следует обратить внимание на необходимость соблюдения сроков представления документов, установленных НК РФ:

Документы, истребованные в рамках норм ст. 93 НК РФ, должны быть представлены в течение 10 дней (20 дней — при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования [2, п. 3 ст. 93]. А документы, которые были истребованы в рамках ст. 93.1 НК РФ, надлежит представить в течение 5 дней со дня получения соответствующего требования [2, п. 5 ст. 93.1].

Уведомление об отказе в приеме формируется:

• в случае ошибочного направления документа;
• при несоответствии последнего утвержденному формату;
• при отсутствии (несоответствии) электронной подписи уполномоченного должностного лица.

При этом документ не считается принятым. Извещение о получении электронного документа формируется на каждый электронный документ, а также на вышеперечисленные технологические электронные документы.

О  форматах электронных документов

В соответствии с НК РФ должностные лица налоговых органов в установленных случаях вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы [2, п. 1 ст. 93].

Истребованные документы могут быть представлены налогоплательщиками в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. При этом в электронной форме по установленным форматам могут быть представлены документы, составленные в электронном виде [2, п. 2 ст. 93].

До принятия Федерального закона от 29.06.2012 № 97-ФЗ [3] вопрос, кто утверждает эти форматы, оставался открытым. Теперь ответ на него есть: форматы устанавливаются Федеральной налоговой службой [2, п. 2 ст. 93].

Также решен вопрос о том, что относить к понятию «документы, составленные в электронной форме», — первичные документы, изначально составленные в электронной форме при обмене между налогоплательщиками, или те же первичные документы, изначально составленные на бумажном носителе, но для представления налоговому органу переведенные в электронную форму?

Ответ на него содержится в приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, которым утвержден формат описи документов, направляемых в ответ на требование о представлении документов (информации). Так, в налоговый орган могут быть представлены как документы, изначально составленные в электронной форме, к которым относятся:

• счет-фактура, в том числе корректировочный;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним;
• документы в сканированном виде, например: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
• спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• товарно-транспортная накладная;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

Необходимо отметить, что при представлении документов в сканированном виде следует указывать реквизиты направляемого документа. Состав этих реквизитов также  определен форматом описи документов.

О б р а т и т е  в н и м а н и е : представление книги покупок и книги продаж, а также дополнительных листов к ним установлено только в виде формата XML (не в сканированном виде).

Перечень документов, возможных к представлению в электронной форме, пока является закрытым, но возможность его расширения прорабатывается. В настоящее время также рассматривается возможность представления налогоплательщиками в электронной форме: ƒ

• сведений о невозможности представления запрашиваемых документов (информации) в течение установленного срока с ходатайством о продлении срока исполнения требования; ƒ
• информации об отсутствии истребуемых документов; ƒ
• сведений об отказе в представлении истребуемых документов (информации).

Кроме того, согласно ст. 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) представляется на бумажном носителе или по установленным форматам в электронной форме вместе с необходимыми документами.

Налогоплательщики вправе представлять документы, которые в соответствии с НК РФ должны прилагаться к налоговой декларации (расчету), в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи одновременно с налоговой декларацией (расчетом). Форматы указанных документов утверждаются Федеральной налоговой службой [2, п. 7 ст. 80]. Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе представить в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи одновременно с налоговой декларацией (расчетом) документы в электронной форме, также используя формат описи документов.

Преимущества электронного документооборота

В настоящее время налогоплательщики заинтересованы в расширении электронного взаимодействия с налоговым органом в целях снижения расходов на изготовление копий истребованных или направляемых с декларацией документов.

Следует учитывать, что при направлении в налоговый орган документа в электронной форме налогоплательщик должен сначала подготовить этот документ по утвержденным форматам ФНС России.

Конечно, если налогоплательщик уже осуществляет обмен документами в электронной форме со своими партнерами, данная задача облегчается. Налогоплательщики, обмениваясь между собой электронными первичными документами, выигрывают также в скорости взаимонаправленного документооборота. Сокращается время на обработку поступивших формализованных документов, так как у всех крупных производителей программ бухгалтерского учета типовые операции автоматизированы. В связи с этим практически исключаются возможные ошибки в составлении документов. Снижаются также затраты на содержание архивов первичных документов. Налоговые органы тоже заинтересованы в электронном обмене с налогоплательщиками по причине снижения расходов на изготовление направляемых документов и их отправку налогоплательщику. Снижаются и затраты на хранение получаемых документов. Очевидно, что хранение документов в электронном виде является более компактным, чем хранение документов на бумажных носителях, и потому более оптимально в условиях дефицита площадей, необходимых для размещения архивов.

Важно отметить, что документы на бумажном носителе обрабатываются в ручном режиме, в то время как прием, обработка (создание учетных карточек) и учет получаемых документов в электронном виде являются автоматизированными, а порой и автоматическими процедурами. И это также можно отнести к преимуществам обмена документами в электронном виде для налоговых органов.

Возможность приема документов, представляемых налогоплательщиками в электронной форме, реализована в программном обеспечении налоговых органов с 1 сентября 2012 года.

Автор: Н.Ю. Спириденков, заместитель начальника отдела Контрольного управления ФНС России, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, кандидат экономических наук.