Как использовать универсальный передаточный документ

У налогоплательщиков всегда много вопросов в отношении расходов, поскольку к ним предъявляются определенные требования. Расходы должны быть документально подтверждены в установленном законодательством порядке. При этом большое значение имеет правильное оформление первичных учетных документов.
В рамках проведенного совместно с компанией Такском вебинара С.О. Базанова напомнила, что с 01.01.2013 отсутствует законодательно установленная обязанность применения унифицированных форм первичных учетных документов. Налогоплательщики (за исключением налогоплательщиков, относящихся к государственному сектору) должны были самостоятельно разработать формы применяемых первичных учетных документов с соблюдением всех обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Поскольку явного запрета на использование старых унифицированных форм нет, многие организации продолжают их применять. Это и понятно, самостоятельная разработка форм сопряжена с определенными затратами: нужно соблюсти все требования, наладить программное обеспечение, убедить своих контрагентов принять разработанные формы внешних первичных учетных документов, ведь у контрагента тоже могут быть собственные формы. Поэтому на данном переходном этапе целесообразно использовать унифицированные формы. Данное положение лучше закрепить в договорах с контрагентами.
С.О. Базанова подчеркнула, что для налогообложения прибыли важно, чтобы факт хозяйственной жизни был отражен в документе. И если из документа видно, кто, когда, с кем, в каком объеме и по какой стоимости совершил ту или иную хозяйственную операцию (это имеет прямое отношение к расходам), то он может быть принят к учету в целях налогообложения прибыли. Такой документ должен соответствовать требованиям как ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, так и общегосударственных правил оформления (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).
С.О. Базанова остановилась на универсальном передаточном документе (далее — УПД). УПД представляет собой счет-фактуру (основная часть документа), содержащий все необходимые реквизиты и дополненный необходимыми реквизитами первичного учетного документа. УПД может заполняться продавцом и покупателем.
То есть УПД (при правильном его заполнении) можно применять и как счет-фактуру (для налогового вычета по НДС), и как оправдательный документ, подтверждающий расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли.
Для определения назначения УПД в него введено специальное поле — «Статус»: код 1 означает, что документ может использоваться одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (акт), код 2 — только как передаточный документ (акт), подтверждающий расходы по налогу на прибыль.
Кроме того, УПД можно использовать:
— для подтверждения отгрузки товаров как без транспортировки (т. е. передача материальных ценностей непосредственного от одного лица другому), так и с транспортировкой (это будет товарная часть товарно-транспортной накладной);
— для фиксирования факта передачи имущественных прав (например, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, прав лицензионного характера, права требования долга, переданного по этому документу);
— для передачи результатов выполненных работ (например, между субподрядчиком и подрядчиком, между подрядчиком и заказчиком);
— для фиксирования факта оказания услуг.
При этом содержание УПД может дополняться отдельными приложениями (любые необходимые подробности, измерители и т. д.).
Поскольку применение УПД является правом, а не обязанностью налогоплательщика, он может оценить преимущества работы с таким документом, оформляя не все, а только часть операций. Никаких налоговых рисков в этом случае не будет. Более того, налогоплательщик может вообще не применять данный документ, а пользоваться собственными разработанными документами.