Документальное оформление представительских расходов

ДокументацияПорядок отнесения представительских затрат на расходы следует отразить в приказе об учетной политике или другом внутреннем документе организации.
Локальный документ, который определял бы конкретный порядок использования представительских расходов, их документального оформления и контроля, а также устанавливал круг лиц, имеющих отношение к подготовке и проведению деловых мероприятий, можно утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике.
Дополнительно в каждом конкретном случае осуществления представительских расходов следует составлять организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу об учетной политике, которые подтверждают экономическую обоснованность расходов, официальный характер встречи, фактическое использование средств. Имеются в виду следующие документы:
— приказ о направлении приглашения на деловую встречу контрагентов с указанием цели прибытия представителей действующих или потенциальных партнеров;
— смета представительских расходов на каждый квартал, утвержденная протоколом собрания учредителей;
— исполнительная смета представительских расходов на каждую деловую встречу;
— программа проведения каждой деловой встречи, включающая не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов, а также цель, место и сроки проведения;
— акты на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации;
— утвержденный руководителем список официальных лиц, участие которых предполагается в мероприятии;
— отчет по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации, с отражением величины расходов, фактически осуществленных на представительские цели.
Кроме того, рекомендуем обратить внимание на письма Минфина России с четким перечнем документов, которыми можно подтвердить представительские расходы.
Так, согласно письмам Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, для подтверждения представительских расходов могут служить, в частности, следующие документы:
— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
— отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию, в котором отражаются его цель, достигнутые результаты, а также иные необходимые данные о проведенном мероприятии, включая сумму расходов на представительские цели.
Подготовка таких документов, установление порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с графиком документооборота, утвержденным в организации.
Денежные средства на представительские расходы в виде аванса выдаются из кассы организации сотрудникам под отчет по расходному кассовому ордеру. Основанием служит приказ, определяющий список подотчетных лиц организации, либо локальный документ, о котором говорилось выше.
С подотчетных лиц такие суммы списываются в течение срока, на который они были выданы согласно названным выше внутренним документам, при представлении авансового отчета по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55), первичных учетных документов, подтверждающих произведенные расходы, и счетов-фактур. Вместо упомянутой универсальной формы авансового отчета документ аналогичного назначения организация может составить самостоятельно с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.12.2013 № 425-ФЗ) либо в существующую форму внести дополнительные реквизиты, сделав эту форму приложением к приказу об учетной политике.
К первичным учетным документам организации, подтверждающим произведенные расходы, относятся:
— кассовые чеки;
— товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей;
— накладные;
— торгово-закупочные акты;
— счета на оплату услуг предприятий общественного питания и транспортных услуг;
— договор об оказании услуг переводчика и др.
Оформление всех подтверждающих документов должно соответствовать требованиям законодательства.
И.В. Мамонова