Документальное оформление оплаты труда

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом [3, ч. 1 ст. 9]. К таким фактам относится в том числе операция по оплате фактически отработанного времени (выполненной работы) физическому лицу, фактически допущенному к работе не уполномоченным на это работодателем лицом, в случае отказа в последующем заключении с ним трудового договора.

Однако в этом случае у работодателя могут возникнуть проблемы с документальным подтверждением размера такой выплаты. Дело в том, что документы, оформленные до заключения трудового договора в письменной форме, обычно не содержат условия об оплате труда (размер оклада, тарифной ставки). Более того, в трудовом законодательстве отсутствуют нормы, предусматривающие порядок документального оформления фактического допущения физического лица к работе. Работодатель вправе самостоятельно определить этот порядок в своем локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка [2, абзац седьмой ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68].

Что делать, чтобы избежать трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов?

Исходя из практики делового оборота (п. 1 ст. 5 ГК РФ), предлагаем оформлять фактический допуск физического лица к работе следующими документами:

— документами, подтверждающими полномочия представителя работодателя на принятие решения о фактическом допущении физических лиц к работе. Речь идет о должностном лице, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами (включая должностные инструкции) или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников. Именно в случае фактического допущения физического лица к работе с ведома или по поручению такого должностного лица возникают трудовые отношения [2, ст. 16], и на работодателя может быть возложена обязанность оформить надлежащим образом соответствующий трудовой договор (п. 12 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»);

— письменным предложением занять вакансию. Направляется работодателем выбранному кандидату с указанием даты фактического допущения к работе, размера тарифной ставки, оклада и других условий, т. е. всех тех условий найма работника, которые позднее составят основу трудового договора. Этот документ отечественным трудовым законодательством не предусмотрен, в международной практике известен как job offer. По нашему мнению, он сможет стать правовым выходом при выполнении требований ч. 1 ст. 67.1 ТК РФ по выплате зарплаты за период фактического допущения к работе физического лица не уполномоченным на это представителем работодателя при отказе в последующем заключении трудового договора;

— докладной запиской начальника структурного подразделения на имя руководителя организации о причинах производственной необходимости фактического допущения конкретного физического лица, с которой последний должен быть ознакомлен под роспись, к работе с определенной даты;

— приказом о фактическом допущении физического лица к работе. Приказ должен содержать дату, с которой физическое лицо допускается к работе, должность, срок, в течение которого с ним должен быть оформлен надлежащим образом трудовой договор, а также распоряжение бухгалтерии о начислении заработной платы в полном объеме с даты допущения к работе — сначала в соответствии с письменным предложением занять вакансию, а впоследствии — согласно условиям трудового договора. В качестве основания для издания приказа указываются реквизиты докладной записки;

— табелем учета рабочего времени, в который внесены сведения о физическом лице, фактически допущенном к работе: номер по порядку (в структурном подразделении, на которое заполняется табель), фамилия, инициалы, должность, табельный номер (который будет перенесен в табель из приказа о приеме на работу), отметки о явках и неявках на работу;

— расчетной или расчетно-платежной ведомостью.
Все перечисленные документы должны отвечать общегосударственным требованиям, предъявляемым к документам, а именно требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). А первичные учетные документы по учету труда и его оплаты должны содержать семь обязательных реквизитов [3, ч. 2 ст. 9]. Формы указанных документов утверждаются в приложении к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, отдельном приказе, стандарте экономического субъекта или локальном нормативном акте, например в положении о документообороте [3, ст. 8, ч. 4 ст. 9, п. 4 ч. 1, части 11—14 ст. 21; 2, абзац седьмой ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68] (п. 4 ПБУ 1/2008, информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письма Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, 09.01.2013 № 2-ТЗ).

Оформленные надлежащим образом вышеперечисленные документы в совокупности с локальным нормативным актом, устанавливающим действующую у работодателя систему оплаты труда [2, ч. 2 ст. 135], являются основанием для оформления фактического допущения физического лица к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя.

Е.В. Орлова
Продолжение следует…